車検証

車検証のコピーを会社に提出するのは白黒でOK?

自家用車を会社の業務で使用したり、車通勤によって会社から車検証の写し(コピー)を提出を求められますが、その際に気になる点についてまとめました。

  • 白黒で提出しても良いのか?
  • 両面コピーにすべきか?
  • 何のための提出するのか?

こうした疑問をお持ちの方の解消にお役立ていただけると思います。

会社に車検証のコピーを提出する際の疑問点を解消

会社に車検証のコピーを提出する際に気になる点として最も多いのが、コピーは白黒で良いのか?という疑問です。

結論から先に書くと、提出するのは白黒コピーで大丈夫です。

車体ナンバーやナンバープレート番号、排気量、年式などがわかれば良いのでカラーでコピーする必要はありません。

なお、両面印刷である必要もありません。

コピーする際のコツとして、少し薄めにする方が読みやすいでしょう。

また、車検証はコピーをした場合には写しであるのがわかるように透かしが入っているため、大きな文字で「COPY」と表示されますが会社に写しを提出するときに、このCOPYの文字が問題になることはありません。(むしろ入っていて当然という認識です)

COPYという文字を見えなくするまで印刷濃度を下げてしまうと、肝心なナンバープレート情報や車両情報なども見えなくなってしまいます。

ちなみにこの「COPY」と表示される機能は、カラーコピーでも白黒コピーでもどちらでも出るようになっています。

なぜ会社に車検証のコピーを提出する必要があるのか?

会社に車検証のコピーを提出するのを求められたけどどうしてかと気になる人も多いかもしれませんね。車検を通していることを会社がわざわざ確認する必要なんてあるの?と総務課に問い合わせてくる人もいくるくらいですし。

会社が車検証の提出を求める理由。それは通勤災害時の(職種によっては業務上運転中の事故も含める)保険状況を確認するのがメインです。

実際、ほとんどの会社で車検証だけではなく自賠責保険証と任意保険証のコピーも会社へ写しの提出を求められることが多いと思います。

最近は個人情報に関して意識が高まっているので、どうしてこうした書類のコピーを会社へ提出しなくてはいけないのかと不信に思う人もいるかもしれませんが、会社側としては勤務中の事故については労災扱いとなるものの、経路から外れた場合は労災保険の対象とはならないため、自賠責はもちろん任意保険にも入っているのを確認したいというのがその理由です。

そして、適正に車検も受けている車で通勤しているのを確認するためにも車検証のコピーの提出を求めています。

正直なところ、会社にそんなことまで確認されなくても車検を受けてるよと思うかもしれませんが、中には車検を通さない車で通勤していて事故を起こした社員がいたという事例があるそうです。

車検を通していないということは自賠責保険が切れているという可能性は高く、そんな状況で事故を起こすと大変な事態になってしまうというのが通勤や勤務で車を使う社員の車検証を確認する会社は多い理由となっています。

マイカー通勤・業務使用に関するリスクマネジメントのポイント/弁護士 古屋 文和 (2ページ目)|弁護士による労務エッセー|労働新聞社
④マイカー使用の許可(許可要件の確認)事故防止策を尽くしていても、事故の可能性をゼロにすることはできません。そこで、マイカーの保険制度を利用して、損害賠償に備えておく必要があります。許可の際に、従業員から、以下の資料を提出してもらい、保険内容等を確認します。【許可時の確認資料】運転免許証、自動車検査

車検の写しや白黒コピーに関するまとめ

会社へ車検証のコピーを提出する場合は白黒で問題ありません。

写しの車検証を読みやすくするためには「コピー」の濃度を薄くする方が良いが、透かしが入っている「COPY」の文字を消そうと薄くすると薄すぎて肝心の内容が読み取れなくなってしまう恐れがあるのでご注意ください。

そもそもCOPYの文字が浮き出た状態で提出しても何ら支障はないので、特に気にする必要はありません。

会社側としては、社員が通勤や業務上使用する車が車検を通しているかを写しを提出させて確認し、車の状況に加えて自賠責保険の加入も確認できるために求めていることがほとんどです。

面倒に感じますが、こうした理由があって写しを求めているという事情があるため、速やかに提出しておきたいところです。

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